Von der Chance zum Auftrag

Opportunity Management beinhaltet die Analyse der Auftragschancen anhand messbarer Kriterien.

Viele Verkäufer trauen in erster Linie ihrem Bauchgefühl, wenn es um die Bewertung der Auftragschancen geht. „Viel zuverlässiger ist Opportunity Management“, erklärt Verkaufstrainer Harald Klein. Es setzt bei der Qualifizierung der Anfrage an, die der Vertrieb aktiv identifiziert hat: „Beim Anfragemanagement beginnt die Qualifizierung mit der Prüfung der Ernsthaftigkeit der Anfrage“, so Klein. Dann folgt eine Analyse nach festgelegten Kriterien, um zu ermitteln, wie hoch die Auftragschancen tatsächlich sind.

Zum Beispiel anhand folgender Fragen:

■ Konnten wir die Ausschreibung im Vorfeld mit beeinflussen?

■ Sind wir bereits mit dem Kunden im Geschäft?

■ Falls nicht: Gab es vorausgegangene Kontakte?

■ Haben wir schon angeboten, aber noch nie einen Auftrag bekommen?

■ Was waren die Gründe?

■ Inwieweit können wir alle Anforderungen des Auftrags erfüllen?

■ Welche Wettbewerber gibt es?

■ Inwieweit können die Wettbewerber alle Anforderungen erfüllen?

■ Wie liegen wir preislich und was sind die Preisvorstellungen des Kunden?

 

„Eine SWOT-Analyse, die die Stärken und Schwächen sowie die Risiken und Chancen gegenüberstellt, ergibt bei wichtigen Angeboten Sinn”, so Klein. Allerdings müsse man früher ansetzen und hinterfragen, ob der Kunde den Auftrag überhaupt vergeben wird. „Vielleicht wurde das Budget nicht genehmigt, vielleicht ist der Kunde im Moment finanziell schlecht gestellt.“ Von daher gelte es, auch den potenziellen Kunden genau unter die Lupe zu nehmen, seine Marktsituation, sein Wettbewerbsumfeld und seine aktuelle Lage im Vorfeld zu hinterfragen.

Prozentuale Bewertung Für die Bewertung der Auftragschancen lassen sich die Kriterien in vier Bereiche unterteilen: Technik, Kaufmännisch-Wirtschaftliches, Sozial-Menschliches sowie Ablauf-Organisatorisches. „Jeder dieser Bereiche kann mit einem Ampelsystem (rot, gelb, grün) bewertet werden“, so Klein. Ist beispielsweise die Beziehung zum Kunden sehr gut, wird das Sozial-Menschliche mit grün bewertet. Anhand dieser Einteilung lässt sich die Passgenauigkeit bewerten: zweimal „grün“ bedeutet 50 Prozent, dreimal „grün“ 75 Prozent.

Des Weiteren lassen sich die Auftragschancen anhand bestimmter Meilensteine messbar darstellen: „Ist die Grundsatzentscheidung getroffen und das Budget bewilligt, lässt sich das zum Beispiel mit 30 Prozent bewerten“, so Klein. „Für die Angebotserstellung kann es 50 Prozent, für eine Produktvorführung 75 Prozent und für die mündliche Zusage des Kunden, dass man zusammenkommt, 90 Prozent geben.“ So kann ein aktueller prozentualer Wert für die Auftragschance bestimmt werden, der sich in einem Funnel grafisch darstellen lässt.

Werden sämtliche Akquiseprojekte nach diesem einheitlichen System analysiert, ergibt sich daraus die Priorisierung. Ergänzend können weitere Bewertungskriterien hinzugefügt werden, die sich auf die Attraktivität des Kunden beziehen, zum Beispiel seine strategische Bedeutung für das eigene Unternehmen, die Höhe des Deckungsbeitrags, die Attraktivität des Kunden für weitere Bereiche usw. Diese Kriterien werden dann nach ihrer Wichtigkeit und nach dem Grad ihrer Erfüllung beurteilt. Wurden alle Beurteilungskriterien erfasst und ihnen konkrete Bewertungspunkte bzw. Prozentzahlen zugeordnet, fehlt noch der wichtigste Schritt: Die Erstellung eines Maßnahmenplans mit klar definierten Meilensteinen zum Auftrag. „In vielen Unternehmen wird der Maßnahmenplan nicht sauber erstellt und dokumentiert“, so Klein. „Stattdessen gibt es im CRM-System ein Feld für ‚Bemerkungen‘, in das Verkäufer dann zum Beispiel schreiben: ‚Kunde sagt, wir sind zu teuer‘ oder ‚Herr Meier hat den Termin abgesagt‘. Was fehlt, sind die letzten Schritte, die noch getätigt werden müssen, um zum Ziel zu kommen.“

Deshalb empfiehlt Klein, das betreffende Eingabefeld zum Beispiel mit „Der Weg zum Abschluss“ oder einfach „Maßnahmen/Aktionen“ zu benennen: Das sei nicht nur motivierender, sondern helfe auch, sich darüber klar zu werden, was man wirklich noch tun müsse und diese Aktionen verbindlich festzulegen. Beispielsweise „Einkäufer ermitteln und Kontakt mit ihm aufnehmen“, „Demo mit Person A und B planen“ usw. Die einheitliche Struktur in der Analyse und Dokumentation, die Bewertung nach vorgegebenen Kriterien sowie die Terminierung der Maßnahmen sorgt nicht nur für eine hohe Transparenz: „Sie erzeugt auch eine deutlich höhere Erfolgsquote und stellt zudem sicher, dass die Maßnahmen zur Zielerreichung nicht nur festgelegt, sondern auch umgesetzt werden“, sagt Klein.

 

 Hier und Ihre Vertriebseffizienz steigern.

 

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